DESCRIPTION DU POSTE
L'assistant/e affecté/e au sein de la CMME (Clinique des Maladies Mentales et de l'Encéphale) a en charge d'assurer le secrétariat des médecins universitaires (PU-PH et MCU) et de l'organisation administrative du pôle.
Véritable collaborateur du médecin Chef de pôle, il lui apporte son concours, dans le cadre de la gestion administrative de l'activité, en lien avec l'ensemble des équipes administratives, médicales et soignantes du pôle.
Il/elle accueille, écoute et analyse chaque demande en concertation avec les équipes, qu'il/elle transmet rapidement à l'équipe pluridisciplinaire.
Il/elle s'assure de son suivi, dans son domaine de compétences et de connaître à chaque instant la disponibilité des intervenants, pour mieux répondre à cette dernière.
Il/elle participe à la continuité et à la permanence du secrétariat médical du pôle.
Il s'agit de travailler en collaboration avec les équipes pluridisciplinaires, hospitalo-universitaire. Le service a une forte orientation de recherche, de publication et d'enseignement.
MISSIONS
Activités principales
Au sein de la CMME, l'assistant.e a pour missions de :
Assurer l'accueil du patient.e, des familles, de leurs proches à destination des médecins universitaires (PU-PH et MCU)
Préparer les consultations (vérification du dossier médical, récupération des résultats des différen$ts examens).
Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes, de les informer et de les orienter.
Gérer les rendez-vous de consultation et d'hospitalisation, en tenant compte des incidences sur l'organisation du service et de vérifier la cohérence des plannings.
Assurer les convocations de consultation ou les annulations de rendez-vous auprès des patients
Organiser, si nécessaire, le transport des patients pour leur retour.
Transmission systématique d'informations synthétiques et factuelles à l'équipe médicale et aux équipes (l'équipe médicale et d'encadrement, soignante,), en lien avec la prise en charge des patients
Saisie, tenue et classement du dossier patient informatisé (Cortexte) et des mouvements (entrées et sorties) (sur la GAM)
Edition et archivage des documents liés aux prises en charge
Participer à la gestion administrative des ressources médicales du pôle en lien avec le ou l'attaché/e d'administration hospitalière :
Gérer les arrivées des internes et des externes en lien avec les médecins séniors référents
Assurer la gestion du planning médical des médecins du pôle (du personnel sénior et junior)
Participer à l'organisation administrative des enseignements dispensés à la demande du professeur chef de pôle
Missions transversales :
Assurer la circulation des informations entre les différentes unités fonctionnelles du service et vers l'extérieur sous la supervision du professeur chef de pôle.
Participer aux préparations des instances polaires et de service (convocation, invitation, diaporama, compte-rendu) en lien avec l'équipe d'encadrement du pôle.
PROFIL
Titulaire d'un BTS-DUT ou d'une expérience significative
Connaissance de la bureautique (Word, Excel, Power Point)
Connaissance des logiciels métiers (dossier patient informatisé, suivi de la facturation/entrées et sorties) appréciée
Connaissance de l'environnement médical, soignant et socio-éducatif
Connaissance du milieu psychiatrique hautement appréciée
Connaissances de l'identitovigilance
Connaissances des droits du patient
Connaissances de la santé mentale et de ses troubles.
Techniques du secrétariat
Experience: 12 Mois
Compétences: Accueillir, orienter et renseigner un patient,Relayer de l'information,Renseigner des documents médico-administratifs
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Experience: 12 Mois
Compétences: Accueillir, orienter et renseigner un patient,Relayer de l'information,Renseigner des documents médico-administratifs
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.