ARS HAUTS-DE-FRANCE
Descriptif du champ d'intervention du Secrétariat Général (raison d'être) :
Le Secrétariat Général assure les missions suivantes :
- L'organisation du dialogue social
- La santé et la sécurité au travail
- La gestion des ressources humaines
- L'appui à la fonction managériale
- La gestion des systèmes d'information
- La gestion des ressources logistiques
- La gestion des finances et achats
- L'organisation de la veille documentaire
Et la gestion de l'archivage
Composition de la direction :
Le Secrétariat Général est composée de quatre Sous-Direction, et de quatre cellules réparties comme suit : La Sous Direction Immobilier et Affaires Logistiques - La Sous-direction des Systèmes d'Information Internes - La Sous-Direction Finances et Achats - La Sous-Direction des Ressources Humaines - la Cellule Dialogue Social, Santé et Sécurité au travail, la Cellule Veille Documentaire et archivage, la Cellule Développement managérial et projets RH et la Cellule Pilotage et Organisation Interne
Activité du service et positionnement hiérarchique du poste :
La Sous-Direction assure, prévoit et met en œuvre la stratégie immobilière de l'Agence. Elle met à disposition des directions les ressources, les moyens logistiques pour la mise en œuvre des politiques publiques au sein de l'Agence. Elle participe à une politique des achats responsables et adaptés aux besoins des agents, en tenant compte des principes d'économie budgétaire et de maîtrise des coûts de gestion. Elle assure la gestion de l'archivage sur l'ensemble des sites. Elle participe à l'amélioration des conditions de travail, d'hygiène et de sécurité des collaborateurs de l'Agence et à la qualité de l'accueil du public. Le titulaire du poste est hiérarchiquement rattaché au sous-directeur et au responsable de site d'Amiens.
Description du poste
MISSION 1 : Applicatifs nationaux immobiliers
Collectes des données nécessaires (factures, comptes budgétaires, fichiers nationaux de remontées de consommations…..)
Vérification des données collectées
Compilation des données collectées suivant les attentes des différents applicatifs
Enrichissement des applicatifs
Analyse des données
Fournitures de synthèses
MISSION 2 : Vie du site d'Amiens
Courrier
Fournitures de bureaux, calendriers
Suivi des besoins de mobilier et élaboration des FEB
Lien avec le gestionnaire de la cité Agile (défectuosité techniques, nettoyage…)
Mise à jour des plans
MISSION 3 : Suppléance ponctuelle de l'agent logistique sur les DD60, 80 et 02
Gérer les demandes urgentes logistiques (contact sociétés et suivis d'intervention)
Gérer les besoins parc auto
MISSION 4 : Animation des contrats de nettoyage DD60 et 62
Contrôle qualité semestriel avec l'agent logistique en charge du site
Suivi des manquements au marché et saisie des pénalités si nécessaires
Réalisation des FRB (Fiches de Recensement des Besoins)
MISSION 5 : Appui à la réalisation du Schéma Pluriannuel de la Stratégie Immobilière
Assurer la meilleure des notes de complétude possible
Aide à la rédaction du SPSI