Sous la responsabilité de la Directrice de cabinet et en binôme avec une autre assistante, l'Assistant.e de direction assure le secrétariat de la présidence et exécute les tâches qui lui sont confiées à la demande de sa hiérarchie.
Il/elle assure également l'interface avec les partenaires institutionnels, les commandes, la logistique des réunions, la présentation de documents, le suivi et la constitution de dossiers.
Il/elle anticipe les besoins de sa hiérarchie afin de faciliter son activité (tout en organisant son fonctionnement) ainsi que celle du service.
L'Assistant.e de direction a pour missions :
- Assurer le secrétariat de la direction de l'établissement et coordonner les tâches du secrétariat de direction ;
- Gérer les emplois du temps, les communications téléphoniques, les mails, les rendez-vous et organiser les réunions ainsi que les déplacements extérieurs ;
- Collecter la documentation nécessaire pour réaliser la constitution de dossiers ;
- Effectuer la mise en forme de tout type de document, la mise sous pli, l'envoi en nombre et le secrétariat classique d'une direction d'établissement ;
- Organiser, planifier des réunions et, le cas échéant, en réaliser le compte-rendu ;
- Proposer, concevoir et mettre en œuvre des outils de gestion administrative, des procédures et des documents, afin d'améliorer le fonctionnement du secrétariat et de la direction du Cnous ;
- Participer à l'instruction de dossiers complexes.
Relations fonctionnelles avec : Ministères - Rectorats - sous-directeurs et personnels
du Cnous - Directeurs et secrétariats des Crous.
Connaissances :
- Maîtrise des règles de l'expression orale et écrite : règles d'orthographe, syntaxe et grammaire ;
- Maitrise des outils de recherche via Internet
- Système éducatif et ses enjeux (notamment l'enseignement supérieur) ;
- Techniques de communication ;
- Modes de fonctionnement des administrations publiques ;
- Des connaissances relatives à l'organisation du service public de la vie étudiante seront appréciées.
Savoir-faire :
- Apporter une réponse personnalisée ;
- Rédiger et mettre en forme des documents ;
- Évaluer et hiérarchiser des besoins ;
- Structurer son travail ;
- Savoir planifier et respecter les délais ;
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité ;
- Savoir gérer les aléas
Savoir-être :
- Capacité d'anticipation ;
- Polyvalence ;
- Sens de l'organisation ;
- Réactivité, adaptation ;
- Sens du relationnel ;
- Sens de la confidentialité ;
- Autonomie.
L'activité peut entraîner des contraintes horaires et des sujétions particulières ;
Experience: 24 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Accueillir, orienter, renseigner un public,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Réaliser une veille documentaire,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Experience: 24 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Accueillir, orienter, renseigner un public,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Réaliser une veille documentaire,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.