L'UDAF du Finistère accueille, accompagne les familles et/ou les personnes en situation de vulnérabilité dans leur quotidien. Les familles sont au cœur de toutes nos actions, à la fois la raison d'être de l'Institution et l'objet même de la mission des professionnels (intervenants sociaux, personnel administratif et membres de l’encadrement).
Ce sont ainsi 23 services qui leur sont proposés sur nos sites de Brest, Morlaix et Quimper.
L’UDAF se décline en plusieurs pôles et propose une palette de métiers variés :
* Direction générale, Direction Administrative et Financière
* Institution familiale
* Direction Protection juridique et Autonomie
* Direction Enfance Famille Accompagnement social et Evaluation
* Comptabilité
* Services administratifs
* Service Qualité
Dans le cadre de l'absence de la salariée titulaire du poste, l'UDAF du Finistère recrute un assistant / une assistante de Direction pour sa Direction des Services Médico-Sociaux.
Le poste est à pourvoir immédiatement jusqu'au 30/06/2025.
Dans le cadre de cette mission, vous assurerez, en lien avec l'équipe de direction, la continuité des missions confiées, à savoir :
* Participer à l’élaboration des rapports d’activité des services en assistance des directions de pôle selon répartition existante
* Participer à l’élaboration des documents nécessaires à l’établissement des comptes administratifs et des budgets prévisionnels
* Participer à l’organisation de certains déplacements liés aux services
* Assurer la frappe et la mise en forme de courriers
* Participer au suivi de l’activité du service et à la gestion des tableaux de bord
* Participer à l’élaboration des rapports d’activité
* Réaliser des tâches administratives centralisées pour le pôle
* Tenir à jour le calendrier et compléter les demandes de subventions
* Elaborer des plannings
En lien avec les missions de secrétariat de Direction :
* Participer à l’organisation des réunions et évènements institutionnels
* Participer à l’organisation générale des secrétariats
* Traiter les appels téléphoniques
* Assurer la veille et la préparation dans la réalisation et le suivi complet de dossiers (Demandes de subvention, d'habilitation ou d'agrément des services ; audit et/ou inspection de l'autorité de contrôle ; inscriptions à des journées de travail auprès de partenaires extérieurs, etc.)
Formation : Bac+2 secrétariat, administration
Qualités professionnelles :
* Discrétion, confidentialité
* Rigueur, méthode et organisation
* Capacité d’adaptation à différentes tâches
* Goût pour le travail en équipe, en binôme et en transversalité
* Capacité à travailler en autonomie sur les missions.
* Connaissance des normes rédactionnelles et orthographiques
* Maîtrise de l'outil informatique (logiciels administratifs, maîtrise d'Excel)
* Capacité à planifier son activité et à prioriser
Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
Rattachement hiérarchique : Directeur Général
Pas de fonctions d’encadrement ou de coordination
Relations internes : les directions des pôles ESMS et direction financière.
Relations externes : les autorités administratives de contrôle
Conditions particulières et modalités d'exercice :
Lieu de travail : UDAF Brest, 15 rue Planté à GOUESNOU - Kergaradec
Participation à l'organisation de manifestations statutaires (AG, Conseil d’Administration, Bureau)
Gestion en binôme des congés.
Temps de travail : 35 heures
Salaire : selon convention collective applicable (CCN66), grille technicien supérieur.
Poste à pourvoir rapidement.
Contrat initial d’une durée de 4 mois à pourvoir immédiatement, jusqu’à la fin du mois de juin 2024.