En tant qu'assistante administrative, vous aurez pour mission d'accueillir et de renseigner le public sur ses droits, les dispositifs et les réseaux existants. Vous accompagnerez la demande au plan administratif et assurerez l'accompagnement administratif des agents de la mission.
1- Accueil physique et téléphonique
Accueillir le public
Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
Orienter vers les missions du territoire, si besoin vers les partenaires extérieurs.
Renseigner sur le dispositif global de la collectivité et son organisation
Planifier les temps de permanence ou autres rendez-vous avec les travailleurs sociaux
2- Identification et accompagnement des demandes sociales
Renseigner l'usager sur ses droits et les demandes à effectuer
Assurer le lien entre les usagers les travailleurs médico-sociaux et les dossiers en cours
Orienter l'usager vers le service ou partenaire adéquat.
3- Gestion administrative des dispositifs :
Saisir les données dans SOLIS dans le respect des procédures et des échéances
Créer et compléter le Dossier Unique de Territoire
Gérer les dispositifs TISF/MASP : planification des réunions, rédaction des comptes rendu et suivi des décisions
Gérer les dispositifs obligation de formation 16-18 ans et précarité énergétique
Mettre à jour les différents tableaux de bord.
4- Accompagnement administratif des équipes et du service :
Assurer la mise en forme des courriers et des rapports médico sociaux
Veiller à la tenue des tableaux de suivi des activités
Organiser les temps de concertation et les relais
Tenir à jour le classement des dossiers
Participer à l'archivage des données du service dans les règles fixées par la collectivité
Participer aux instances et groupes de travail.
5- Gestion logistique
Gérer la logistique et les fournitures
Signaler les problèmes relatifs aux bâtiments
Diplôme requis
Baccalauréat
Connaissances
Connaissances des dispositifs et des acteurs de l'action sociale
Connaissance des organismes extérieurs connexes à l'action sociale (CAF, CCAS, etc) Maîtrise des outils téléphoniques
Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, X PARAPH)
Connaissance du logiciel métier SOLIS
Utilisation de l'outil collaboratif Outlook dans le respect de l'organisation fixée
Savoir-faire
Techniques de communication
Technique d'écoute active
Techniques de régulation des conflits
Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction des comptes rendu Qualités rédactionnelles
Aptitudes et qualités requises :
Courtoisie
Facilité d'écoute et de communication
Sens du travail en équipe Discrétion professionnelle
Sens de l'organisation et rigueur
Capacité d'adaptation et d'autonomie
Diplôme requis
Baccalauréat
Connaissances
Connaissances des dispositifs et des acteurs de l'action sociale
Connaissance des organismes extérieurs connexes à l'action sociale (CAF, CCAS, etc) Maîtrise des outils téléphoniques
Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, X PARAPH)
Connaissance du logiciel métier SOLIS
Utilisation de l'outil collaboratif Outlook dans le respect de l'organisation fixée
Savoir-faire
Techniques de communication
Technique d'écoute active
Techniques de régulation des conflits
Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction des comptes rendu Qualités rédactionnelles
Aptitudes et qualités requises :
Courtoisie
Facilité d'écoute et de communication
Sens du travail en équipe Discrétion professionnelle
Sens de l'organisation et rigueur
Capacité d'adaptation et d'autonomie