PRESENTATION DU GROUPE :
L'Association Hospitalière Sainte-Marie, 5.700 collaborateurs répartis sur 7 départements, est un acteur historique de la prise en charge en psychiatrie (depuis 1827) et plus récemment des personnes âgées ou handicapés. Elle gère plus d'une trentaine d'établissements dont les Centres Hospitaliers Sainte-Marie de Clermont- Ferrand, du Puy-en-Velay, de Privas, de Rodez et de Nice. 1er opérateur ESPIC de Santé Mentale en France, elle redéfinit en 2015 ses grands axes stratégiques autour du projet d'entreprise, Sainte-Marie 2020, pour assurer son développement, s'adapter aux évolutions des politiques de santé et de société et soutenir les projets des établissements de l'Association.
VOTRE MISSION :
Sous la responsabilité de la Directrice Adjointe des opérations Médico-social, sociales et de l'enseignement et du Directeur des opérations Sanitaire vos missions seront :
1. Gestion administrative et organisationnelle
- Assurer le secrétariat courant des deux directions (gestion du courrier, des e-mails, des appels téléphoniques, classement et archivage).
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents (comptes rendus de réunion, notes de service, correspondances, présentations).
- Organiser et coordonner les agendas des deux directeurs adjoints en tenant compte des priorités respectives.
- Planifier et organiser les réunions, comités et déplacements professionnels (logistique, invitations, ordre du jour, réservation des salles ou des moyens de transport).
2. Support à la prise de décision
- Assurer un rôle d'assistant(e) dans la préparation des dossiers stratégiques pour les deux pôles (sanitaire et médico-social/social/enseignement).
- Centraliser et structurer les informations nécessaires pour la prise de décision et la rédaction de rapports.
- Participer à la gestion des indicateurs de suivi et au reporting des projets des deux directions.
3. Coordination interservices
- Jouer un rôle de liaison entre les services du sanitaire, du médico-social, du social et de l'enseignement pour fluidifier la communication et la circulation des informations.
- Suivre les demandes transversales ou interservices et en assurer la traçabilité et le respect des délais.
4. Appui à la gestion des projets spécifiques
- Accompagner les directeurs adjoints dans le pilotage et le suivi des projets (sanitaires et médico-sociaux/sociales/enseignement).
- Préparer des tableaux de bord pour suivre l'état d'avancement des projets et identifier les points de vigilance.
5. Gestion des priorités spécifiques aux deux pôles
- Pour le pôle sanitaire : assurer un suivi particulier des dossiers liés à la gestion des établissements de santé, des équipes médicales et des contraintes réglementaires.
- Pour le pôle médico-social/social/enseignement : appuyer la gestion des établissements médico-sociaux et sociaux ainsi que les relations avec les partenaires éducatifs et les organismes de tutelle.
VOTRE REMUNERATION :
Rémunération et reprise ancienneté selon CCN51
Coef 439
Prime SEGUR
Prime décentralisée annuelle
VOS PROFIL ET EXPERIENCE :
Il ou elle devra être titulaire d'un des titres suivants :
- BTS Support à l'Action Managériale
- DUT/BUT Gestion Administrative et Commerciale
- BTS Gestion de la PME
- Licence professionnelle en gestion administrative ou management
- Certification RNCP niveau 5 : Assistant(e) de Direction
Poste à pourvoir dès que possible
Compétences requises :
- Capacité à gérer plusieurs priorités de manière autonome et proactive.
- Rigueur et sens de l'organisation dans un environnement multi-activités.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, outils collaboratifs).
- Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité.
- Bon relationnel et capacité d'adaptation à différents interlocuteurs et contextes.
Les candidats peuvent se renseigner auprès de
- Madame Laurence MOUYON, DAOMSSE
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.