Postée il y a 4 jours
Lieu : Béziers ou Montpellier
Mission :
Assurer la mission de secrétariat de direction :
- Procéder à la gestion du courrier
- Effectuer la frappe de divers courriers et documents de la Direction
- Réaliser les divers travaux de reprographie.
- Accomplir le classement et l'archivage lorsque cela est nécessaire et selon les procédures en vigueur.
- Planification et communication des relations sociales
- S'attacher à la conformité et à la mise à jour de l'affichage obligatoire.
- Garantir un soutien technique aux autres personnels administratifs et MJPM en cas d'absentéisme.
- Gérer les évènements indésirables en lien avec la Direction générale
- Participer à différentes formes de réunions pour notamment en établir les comptes rendus
- Suivi et mise en œuvre du PACQ
- Contribuer aux actions de communication et de promotion du service.
Gérer la partie administrative de la formation :
- Effectuer un pointage des demandes des salariés dans un tableau de bord.
- Participer à l'élaboration du Plan de Formation en lien avec la Directrice.
- Effectuer l'inscription des salariés aux différentes formations
- Rédiger le bilan de formation dans le rapport d'activité.
- Répondre aux sollicitations des salariés quant aux modalités de formation.
Participe à la gestion administrative du personnel :
- Créer et mettre à jour les dossiers administratifs des salariés et des stagiaires
- Assurer la gestion administrative des Accidents de Travail.
- Compléter les contrats de travail selon les modèles en vigueur.
- Effectuer les Déclarations Préalables à l'Embauches.
- Assurer la gestion administrative des visites médicales.
- Réaliser le suivi et l'enregistrement CEGI des absences des salariés
- Enregistrement des modifications temporaires ou définitives des horaires de travail des salariés
- Editer périodiquement les décomptes horaires des salariés.
- Tenir à jour et classer les registres obligatoires.
- Vérifier les demandes de remboursement des frais professionnels
- Gérer et planifier des entretiens professionnels
- Gestion et suivi des dossiers OETH
Garantir l'interface avec les prestataires extérieurs et les fournisseurs :
- Accueillir et renseigner
- Gérer les demandes de maintenance informatique
- Transmettre les commandes de fournitures et consommables
Collaborer à l'organisation administrative de la vie des usagers :
- Participer aux réunions « groupe d'expression des majeurs protégés » et effectuer la prise de note et le compte rendu.
- Assurer la gestion des réclamations en lien avec la Directrice
- Procéder à la mise à jour du fichier partenaire
Condition d'accès à l'emploi :
- Formation de niveau 5 (Bac+2) type secrétariat gestion administrative, secrétaire médico-social, secrétaire juridique.
- Expérience de 5 ans minimum souhaitée dans le secteur médico-social.
- Excellente maîtrise de Word et Excel - Obligatoire.
- Maitrise de la langue des signes souhaitée.
Savoirs :
-Proactivité et capacité d'anticipation
- Connaître les techniques propre au secrétariat et prise de notes
- Connaître le monde de l'entreprise, les enjeux et le droit du travail
Savoir faire :
-Savoir relayer l'information utile à sa hiérarchie
-Bonne maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques
Savoir être :
- Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe
- Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité
- Excellent sens de l'organisation et gestion des priorités
- Adaptabilité et polyvalence
Experience: 5 An(s)
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux
Experience: 5 An(s)
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux