Postée il y a 23 heures
Poste
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Sous l'autorité du responsable du Pôle Mobilité, et en lien avec le/la chargé-e de la mobilité du personnel, le/la gestionnaire administratif-ve et financier traite les activités relatives à la mobilité internationale. Il/Elle traite de la gestion administrative et financière des programmes Erasmus+ pour les publics entrants et sortants. Il/Elle contribue et s'assure du bon déroulé des procédures et contribue à la coordination des démarches administratives, financières et aux bons déroulements des activités du Pôle mobilité.
Missions principales de l'agent-e :
Gestion administrative
Suivi des documents contractuels :
Gestion des documents contractuels des participants-es Erasmus+ dans le cadre des mobilités internationales entrantes (personnels-les et étudiants-es) et sortantes (personnels-les)
Gestion des ordres de mission :
Préparation et suivi des ordres de mission pour les personnels-les
Traitement des formulaires d'autorisation de mission à l'étranger en lien avec le Fonctionnaire Sécurité Défense de l'université (FSD)
Organisation des déplacements :
Planification et réservation des missions (hébergements, vols, trains) via la plateforme d'Agence de voyage
Accompagner les personnels-les dans l'organisation de leurs missions à l'international
Appui à l'organisation d'événements :
Participation à la logistique et la coordination des événements liés au Pôle Mobilité, tels que les Staff Weeks, journées réseau, ErasmusDays, et réunions pour les personnels-les entrants-es
Utilisation du logiciel de gestion Moveon :
Gestion des mobilités et paiement via le logiciel Moveon
Gestion financière
Traitement et suivi des paiements des bourses de mobilité pour les personnels-les et étudiants-es entrants-es et personnels-les sortants-es
Profil
Connaissance, savoir :
Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur
Connaissances de base en finances publiques
Connaissances des logiciels spécifiques à la mobilité internationale tel que Moveon
Modes de fonctionnement des administrations publiques et des dispositifs européens
Expérience préalable dans un poste administratif ou financier, idéalement en lien avec la mobilité internationale.
Connaissance des programmes Erasmus+ et de leurs modalités administratives et financières
Maîtrise de logiciels bureautiques (Pack Office, outils de gestion en ligne)
Compétences linguistiques : anglais niveau B2 minimum requis
Savoir-faire :
Planifier et suivre les activités et les échéances
Maîtrise des outils de gestion administrative et financière
Compétences en organisation et planification d'événements
Bonne capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle
Savoir-être :
Travailler en équipe et créer un climat de confiance avec ses interlocuteurs-trices
Capacité d'adaptation et autonomie
Excellente communication orale et écrite
Goût pour le travail en équipe et le contact humain
Travailler dans un environnement international et multiculturel
Posséder des qualités relationnelles, avoir la facilité à engager un dialogue et faire preuve de diplomatie
Avoir un sens de l'organisation et de la rigueur
Faire preuve de réactivité
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.