Assurer l'assistanat, le secrétariat, la bonne circulation de l'information et faciliter au quotidien le règlement des questions d'ordre organisationnel et administratif.
Accueil :
Réceptionne, filtre et oriente les appels, effectue les relances et suivis
Donne une information de premier niveau et oriente vers les bons interlocuteurs
Tient à jour la traçabilité des appels
Emet des appels pour ses différentes missions (prise de rendez-vous)
Assure l'accueil physique du public.
Gestion :
Gère l'agenda de la DRH
Assiste la DRH dans l'organisation de son plan de charge (CR de réunions)
Montage de réunions de la DRH (en lien avec les secrétariats du Maire, Elue aux RH, DGS, DGA et représentants du personnel)
Assure le suivi des courriers pour la DRH (outil ELISE)
Suivi des achats fournitures
Administratrice du courrier sous Elise de la Direction
Communication :
Assure la transmission de l'information dans le secteur d'activités et joue un rôle de relais auprès des directeurs, chefs de service et des agents
Assure un reporting régulier auprès de la hiérarchie et fait remonter les problèmes à bon escient.
Polyvalence
Paramétrage initial des congés, calcul des planning spécifiques, contrôle et saisie des ASA, jours de fractionnement et CET
Assure le suivi des autorisations d'absences de l'ensemble des organisations syndicales
Assure le classement et archivage des dossiers de la direction des ressources humaines
Participe à d'autres tâches en fonction des besoins et des absences pour le compte de la direction.
Théoriques :
Connaissances de base du secrétariat,
Connaissances des procédures administratives
Techniques / Pratiques :
Met en oeuvre les pratiques propres à son domaine
Utilise les logiciels de bureautique (Word, Excel, PPT, TEAMS, OUTLOOK,)
Aptitudes / Qualités :
Grandes qualités relationnelles
Sens de la confidentialité RH
Capacité à hiérarchiser les tâches et à chercher l'information
Rigueur
Organisation
Adaptabilité
Grand sens de la réserve et de la diplomatie
Informations complémentaires
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu'aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
Théoriques :
Connaissances de base du secrétariat,
Connaissances des procédures administratives
Techniques / Pratiques :
Met en oeuvre les pratiques propres à son domaine
Utilise les logiciels de bureautique (Word, Excel, PPT, TEAMS, OUTLOOK,)
Aptitudes / Qualités :
Grandes qualités relationnelles
Sens de la confidentialité RH
Capacité à hiérarchiser les tâches et à chercher l'information
Rigueur
Organisation
Adaptabilité
Grand sens de la réserve et de la diplomatie
Informations complémentaires
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu'aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).