STAGE Chargé(e) de projet événementiel Triathlon des Roses

Les missions du poste

A l’occasion d’Octobre Rose la Fondation ARC organise chaque année depuis 2014 le Triathlon des Roses, événement sportif de collecte pour la recherche sur les cancers du sein.

En 2024, plus de 2 200 participant(e)s ont pris le départ des éditions à Paris, Toulouse, Lyon, Antibes, Nantes, Issoire et dans le Grand Est ou ont participé à la version connectée du Triathlon des Roses. Au total, plus de 675 000 € ont été collectés en 2024 pour soutenir des projets de recherche sur les cancers du sein !

Cette année, le Triathlon des Roses se tiendra dans 7 villes de France et en version connectée sur la période septembre/octobre 2025.

Découvrez cet événement sur

Votre mission :

Au sein de la Direction du Développement des Ressources et du service Mécénat et Philanthropie (7 personnes), vous accompagnez l’organisation de cet événement, sur les aspects de promotion et de suivi des participant(e)s ainsi que sur la logistique événementielle. Plus spécifiquement, votre mission englobe les actions suivantes :

> Promotion et recrutement des participantes :

Vous participez au recrutement des participant(e)s et contribuez à la promotion de l’événement auprès de différents acteurs des secteurs sportifs et de la santé (milieux sportifs, étudiants, santé, mairies, ...) : constitution de listes de diffusion, rédaction de courriers, envoi de documentation, prise de contact, relances, …

Vous serez également amené(e) à assister la chargée de collecte digitale dans la promotion de l’événement sur les réseaux sociaux.

> Suivi des inscriptions et des pages de collecte (60%) :

Les participant(e)s relèvent un double défi : elles/ils courent un triathlon, seule (réservé aux femmes) ou en relais de 2 ou 3 (mixité possible), et doivent collecter un minimum de dons pour la recherche sur les cancers du sein afin de prendre le départ.

Vous assistez la chargée des relations participants dans le suivi individuel des participant(e)s dans leur démarche d’inscription, de collecte, d’entrainement, de préparation, d’organisation... jusqu’à leur accueil le jour J. Plus précisément et pour chaque édition physique (Paris, Toulouse, …) :

vous pilotez quotidiennement les outils d’inscription et leur bon fonctionnement,

vous relancez les participant(e)s pour les aider dans leur collecte

vous répondez à leurs demandes et maintenez le lien régulier avec chacun(e)

vous êtes le gestionnaire des bases de données d’inscription qui feront foi pour l’organisation des épreuves (attribution des dossards)

vous effectuez les reportings quotidiens et hebdomadaires des inscriptions et des pages de collecte auprès de l’équipe et avec les partenaires co-organisateurs de l’événement (clubs de triathlon et/ou Ligues régionales de triathlon)

De la même façon que pour les participant(e)s grand public, vous serez en charge de suivre et de relancer les entreprises partenaires qui font participer leurs salariés aux différents Triathlons des Roses.

> Logistique événementielle (40%) :

Vous participez à la mise en œuvre opérationnelle de l’événement incluant plus précisément :

• la préparation des trois entrainements organisés à Paris en partenariat avec le Stade Français, co-organisateur de l’édition parisienne
• l'assistance de la chef de projet événementiel de collecte dans la préparation logistique (gestion de l’inventaire, préparation des enveloppes dossards, réception des commandes et dispatch par édition, préparation des briefs prestataires)

Votre Profil :

Etudiant(e) en formation supérieure type management, école de commerce, communication, événementiel.

Vous faites preuve d'un très bon contact relationnel en sachant vous adapter à votre audience (le téléphone ne vous fait pas peur), vous faites preuve de bienveillance, vous avez le souci du détail et un sens certain de la rigueur.

Vous aimez travailler en équipe, développer des projets et partager vos idées.

Souplesse, réactivité et sens de l’organisation sont également des atouts indispensables pour cette mission.

Vous maitrisez la suite Office et tout particulièrement Excel.

Enfin vous avez une appétence pour le secteur caritatif et le sport (sans avoir à être triathlète vous-même 😉).

Stage d’une durée de6 mois de mai à octobre 2025, gratification selon les dispositions légales, prise en charge à 100% des tickets restaurant et de l'abonnement transport. Le stage se déroule à Villejuif avec déplacements en province à prévoir certains weekends sur la période septembre/octobre 2025 (avec jours de récupération).