Libelle du poste : Assistant(e) administratif(ve) chargé(e) d'accueil commerce (F/H)
Direction - Service : Direction du Développement Urbain et des Services techniques - Service commerce
L'agent assure l'accueil physique et téléphonique du service commerce. Elle ou il donne l'information de 1er niveau concernant l'activité et les procédures du service commerce.
L'agent participe au suivi administratif des autorisations et procédures liées au développement commercial. Elle ou il assure le secrétariat du service commerce.
A ce titre elle ou il est placé(e) sous l'autorité du manager de centre-ville et chargé du développement des activités commerciales de proximité.
Positionnement hiérarchique :
N+1 : Manager de centre-ville et chargé du développement des activités commerciales de proximité
N+2 : Responsable de l'urbanisme
Accueil et renseignements :
Réaliser l'accueil physique et téléphonique du service commerce.
Renseigner les administrés sur les activités du service (brocante, marché gourmand) et les procédures (déclaration de meublés de tourisme)
Renseigner les porteurs de projet et commerçants sur les autorisations nécessaires (occupation du domaine public liée à l'activité commerciale, Enseignes, vente ambulante) et procédures (débit de boisson) gérées par le service.
Donner l'information de premier niveau : les documents à fournir pour la constitution des dossiers, les différentes étapes et échéances, fournir l'information générale et de suivi de traitement sur les autorisations ainsi que les procédures relevant du service commerce.
Traiter les doléances relevant du domaine d'activité du service
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
Appui administratif :
Gérer l'agenda du service commerce et la prise de rendez-vous.
En charge de la gestion du courrier du service commerce,
Chargé(e) de l'enregistrement lors des dépôts des dossiers de demandes d'autorisation (occupation temporaire du domaine public, enseignes) et/ou des déclarations (DIA commerce, débit de boisson, meublé de tourisme (mise à jour des registres et tableaux de suivi, rédaction et remise des récépissés de dépôts)
Formalisation et rédaction, en lien avec le N+1, des arrêtés et décisions.
Chargé des notifications des décisions signées.
Saisine sur astre des recettes générées par les autorisations délivrées par le service.
Polyvalence administrative au sein de la direction pour assurer la continuité de service.
CONDITIONS D'EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE
Lieu de travail :Maison des services publics à Cachan
Temps de travail : 1607h
Horaire de travail : 8h15 - 17h15 du lundi au vendredi
Particularités ou contraintes du poste :
Accueil du public 8h15-12h/13h30-17h15
Respect des horaires d'accueil
SAVOIR :
Connaître l'organisation de la collectivité et des services extérieurs
Maîtrise des outils informatiques
SAVOIR - FAIRE :
Renseigner et orienter à l'accueil
Gestion du public
APTITUDE / QUALITE :
Sens du service public et de l'écoute
Discrétion
Aisance relationnelle
Rigueur et ponctualité
Appétence pour le travail en équipe
Envie d'acquérir de nouvelles connaissances (formations)
SAVOIR :
Connaître l'organisation de la collectivité et des services extérieurs
Maîtrise des outils informatiques
SAVOIR - FAIRE :
Renseigner et orienter à l'accueil
Gestion du public
APTITUDE / QUALITE :
Sens du service public et de l'écoute
Discrétion
Aisance relationnelle
Rigueur et ponctualité
Appétence pour le travail en équipe
Envie d'acquérir de nouvelles connaissances (formations)