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PREREQUIS
Maîtrise de l'outil informatique et bureautique
PRESENTATION DU LIEU D'EXERCICE ET DE L'EQUIPE DE TRAVAIL
Composition de la Direction des Usagers, de la Qualité et des Affaires générales (DUQAG)
Directrice
1 Assistante de Direction
2 Ingénieurs Qualité (1,8 ETP)
1 Assistant Qualité
Cette Direction s'inscrit dans un contexte de relations particulièrement fortes avec les autres unités ou services de la DUQAG, notamment le Bureau des Entrées, les Archives et l'unité Qualité Gestion des Risques, comme avec l'Accueil soignant, les services de soins ou logistiques ou certaines instances dans le cadre des attributions de la DUQAG.
Autres services :
Bureau des Entrées
Gestion des Biens / Régie des Usagers
Communication
Documentation Archives
Aumôniers
MISSIONS
Accueil téléphonique et physique des usagers et de l'entourage, des représentants des usagers, etc.
Réception et gestion des demandes de communication de dossiers médicaux
Recueil des plaintes et doléances
Requalification et relance des réponses à apporter aux événements indésirables en lien avec l'ingénieur Qualité-Gestion des Risques
Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques, courriels
Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, notes d'information
Classement et archivage des documents propres au service
Gestion des agendas
Organisation et planification de réunions
Préparation et suivi de dossiers
Création de modèles types, mise en forme de procédures, etc.
Prise de notes et rédaction de comptes rendus
Reproduction de documents
Gestion des fournitures et matériels de bureau
Mise à jour des imprimés utilisés par le service et de la documentation utilisée
COMPETENCES REQUISES
Connaît :
Techniques de secrétariat
Classement et archivage
Techniques d'accueil téléphonique
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Sait :
Utiliser les fonctionnalités avancées des logiciels informatiques (Word, Excel, Outlook, logiciels de bases de données, etc.)
Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
Renseigner les interlocuteurs dans le domaine qui lui incombe
Définir et réaliser un plan de classement
Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, procès-verbal, procédure, tableaux, plannings, etc.)
Travailler en équipe
Organiser et prioriser les activités de secrétariat
Gérer les urgences
S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
Faire preuve de diplomatie
Faire preuve de discrétion professionnelle
Faire preuve d'adaptabilité (liée aux procédures, à la règlementation, aux méthodes de travail, etc.)
Faire preuve de rigueur
Faire preuve de rapidité d'exécution
COMPETENCES A ACQUERIR
Maîtriser de nouveaux logiciels spécifiques à l'activité (logiciel de gestion documentaire et Fiches Évènements Indésirables)
RELATIONS HIERARCHIQUES
Est placée sous l'autorité du chef d'établissement, de la Directrice de la DUQAG
RELATIONS FONCTIONNELLES
Autres directions de l'établissement et ensemble des services de l'établissement
HORAIRES
Sur la base de 35 heures par semaine du lundi au vendredi
DEPLACEMENTS A ENVISAGER / CONTRAINTES PARTICULIERES
1 ETP
Participer à des réunions
Possibilité de faire des heures de travail au-delà de cet horaire pour les besoins du service
Pour tous renseignements, s'adresser à Madame DJERAYE, Madame BUSSIERES ou Madame NOEL
Les candidatures sont à envoyer à la Direction des Ressources Humaines avant le : 16 février 2025
Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.