Bonjour et bienvenue chez Artis Tertiaire ! Nous sommes une entreprise spécialisée dans le recrutement et la mise à disposition de personnel qualifié dans le domaine du tertiaire depuis 30 ans !
Nous recrutons en intérim, CDD et CDI pour les métiers du tertiaire tels que les activités financières, les services aux entreprises, la communication, l'administration, la comptabilité et bien plus encore !
Nous avons à coeur de répondre aux besoins spécifiques de nos clients en leur proposant des solutions sur mesure, adaptées à leur secteur d'activité et à leur organisation. Nous sommes également très attentifs à la satisfaction de nos intérimaires, en leur offrant des conditions de travail optimales et en les accompagnant tout au long de leur mission.
Chez Artis Tertiaire, nous sommes convaincus que la qualité de nos prestations repose avant tout sur la qualité des recrutements. C'est pourquoi nous attachons une grande importance au recrutement de collaborateurs expérimentés et passionnés par leur métier. Nous investissons également dans leur formation et leur développement professionnel pour leur permettre de progresser et d'acquérir de nouvelles compétences.
Vous êtes à la recherche d'une mission intérimaire ou permanente dans ce secteur, n'hésitez pas à nous contacter au ou par mail ; @.**
Nous serons ravis de vous accompagner dans votre projet et de vous aider à trouver les solutions les plus adaptées à vos besoins.
MISSIONS PRINCIPALES
Accueil
- Accueillir physiquement les visiteurs et gérer le cahier de visites.
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion du cahier d'appels, filtrer, transmettre et notifier les messages aux interlocuteurs concernés.
Gestion du courrier
- Réception et enregistrement du courrier, apposition du tampon daté et tri pour transmission au directeur.
- Affranchissement quotidien du courrier.
- Rédiger, dactylographier et envoyer des courriers sur demande.
- Répondre et archiver les courriers liés aux demandes d'embauche et de stage.
- Suivi des courriers avec accusé de réception (AR).
Gestion des factures
- Tenir à jour le tableau des factures fournisseurs et transmettre celles-ci aux services concernés.
- Effectuer le rapprochement des factures avec les bons de commande émis.
- Classer physiquement les factures une fois traitées.
Archivage
- Organiser et superviser l'archivage des documents auprès du prestataire externe (IRON MOUNTAIN).
Activités commerciales
- Rédiger et mettre en forme les appels d'offre pour les travaux et l'exploitation.
- Établir un planning pour la gestion des appels d'offres et assurer une veille commerciale.
- Participer à la préparation des dossiers de candidature pour les offres commerciales et transmettre au directeur pour validation.
- Maintenir à jour le tableau de suivi commercial et les documents administratifs nécessaires à l'agence (extraits KBIS, URSSAF, QUALIBAT, etc.).
- Créer et mettre à jour les documents commerciaux de l'agence (références chantiers, etc.).
Divers
- Gestion des commandes de fournitures de bureau et gestion du stock.
- Suivi de la flotte de véhicules et du parc téléphonique de l'agence.
- Mise à jour des listes téléphoniques et gestion du stock d'équipements de protection individuelle (EPI).
- Gestion de l'affichage réglementaire au sein de l'agence (communication).
COMPÉTENCES REQUISES
Savoir-faire
Respect des délais :
- Capacité à respecter strictement les délais, notamment pour la soumission des appels d'offres et autres demandes urgentes.
Organisation et gestion des priorités :
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, en particulier lors des périodes de forte activité commerciale.
Connaissances commerciales et contractuelles :
- Avoir des connaissances de base sur les processus commerciaux et contractuels, notamment dans la préparation des appels d'offres.
Expression écrite :
- Maîtrise de l'écriture professionnelle pour rédiger des courriers, des rapports et des comptes rendus précis.
Maîtrise des outils informatiques :
- Très bonne maîtrise des logiciels bureautiques (Pack Office), de l'Internet et des logiciels spécifiques à l'entreprise (Devis, Comptabilité, DEAL, etc.).
Savoir-être
Sens des relations interpersonnelles :
- Avoir un excellent relationnel et savoir interagir de manière professionnelle avec les clients, partenaires et collègues.
Capacité d'accueil :
- Faire preuve d'une attitude accueillante, particulièrement vis-à-vis des clients et visiteurs de l'agence.
Discrétion et confidentialité :
- Respecter une totale confidentialité concernant les informations sensibles (appels d'offres, contrats, données financières, etc.).
Rigueur et organisation :
- Être méthodique, rigoureux et capable de gérer les priorités dans un environnement dynamique.
Réactivité et autonomie :
- Être capable de s'adapter rapidement aux besoins changeants de l'agence et de travailler de manière autonome.
Curiosité et collaboration :
- Faire preuve d'une bonne curiosité et d'un esprit collaboratif, en particulier avec les chargés d'affaires et les différents services de l'agence.
SAVOIR TECHNIQUES
- Logiciels à maîtriser :
- Devis / Comptabilité / TEC / Excel / Word / DEAL / MERCURE
- Outils spécifiques de gestion de l'agence et de suivi des commandes
FORMATION ET EXPÉRIENCE
- Formation : Bac +2 minimum en gestion, administration, ou tout domaine pertinent.
- Expérience : 2 à 3 ans d'expérience dans un rôle similaire, de préférence dans le secteur des travaux ou dans une entreprise de taille similaire.
COMPÉTENCES REQUISES
Savoir-faire
Respect des délais :
- Capacité à respecter strictement les délais, notamment pour la soumission des appels d'offres et autres demandes urgentes.
Organisation et gestion des priorités :
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, en particulier lors des périodes de forte activité commerciale.
Connaissances commerciales et contractuelles :
- Avoir des connaissances de base sur les processus commerciaux et contractuels, notamment dans la préparation des appels d'offres.
Expression écrite :
- Maîtrise de l'écriture professionnelle pour rédiger des courriers, des rapports et des comptes rendus précis.
Maîtrise des outils informatiques :
- Très bonne maîtrise des logiciels bureautiques (Pack Office), de l'Internet et des logiciels spécifiques à l'entreprise (Devis, Comptabilité, DEAL, etc.).
Savoir-être
Sens des relations interpersonnelles :
- Avoir un excellent relationnel et savoir interagir de manière professionnelle avec les clients, partenaires et collègues.
Capacité d'accueil :
- Faire preuve d'une attitude accueillante, particulièrement vis-à-vis des clients et visiteurs de l'agence.
Discrétion et confidentialité :
- Respecter une totale confidentialité concernant les informations sensibles (appels d'offres, contrats, données financières, etc.).
Rigueur et organisation :
- Être méthodique, rigoureux et capable de gérer les priorités dans un environnement dynamique.
Réactivité et autonomie :
- Être capable de s'adapter rapidement aux besoins changeants de l'agence et de travailler de manière autonome.
Curiosité et collaboration :
- Faire preuve d'une bonne curiosité et d'un esprit collaboratif, en particulier avec les chargés d'affaires et les différents services de l'agence.
SAVOIR TECHNIQUES
- Logiciels à maîtriser :
- Devis / Comptabilité / TEC / Excel / Word / DEAL / MERCURE
- Outils spécifiques de gestion de l'agence et de suivi des commandes
FORMATION ET EXPÉRIENCE
- Formation : Bac +2 minimum en gestion, administration, ou tout domaine pertinent.
- Expérience : 2 à 3 ans d'expérience dans un rôle similaire, de préférence dans le secteur des travaux ou dans une entreprise de taille similaire.