Votre rôle :
Vous intégrez le service Urbanisme et participez à l'optimisation de l'activité en prenant en charge au quotidien des tâches administratives et en assurant une bonne diffusion de l'information.
Accueil :
Vous recevez le public physiquement ou par téléphone, vous donnez une information sur la réglementation et les procédures, vous délivrez des documents. Vous gérez tous les courriers afférents au dossier.
Secrétariat des instructeurs :
Vous réceptionnez, filtrez et orientez les appels téléphoniques, prenez et transmettez les messages. Vous donnez une information de premier niveau. Vous tenez l'agenda des instructeurs, fixez des rendez-vous. Vous frappez le courrier et différents documents pour le service. Vous réceptionnez, triez, enregistrez, distribuez le courrier et vous pouvez répondre à des courriers administratifs simples.
Gestion des demandes d'enseignes :
Vous enregistrez informatiquement le dépôt du dossier, relance le demandeur en cas de dossier incomplet ou de pièces justificatives manquantes.
Vous avertissez et transmettez, pour avis, les informations aux services et organismes extérieurs concernés par le dossier (service commerce, préfecture, architecte des bâtiments de France). Vous étudiez la recevabilité du dossier au regard de la réglementation du Règlement Local de Publicité intercommunal (RLPi). Vous rédigez les arrêtés d'autorisation ou de refus, transmettez pour signature et avis aux personnes compétentes.
Vous participez aux permanences enseignes en transversalité avec le service commerce afin de renseigner les démarches nécessaires à effectuer aux commerçants et porteurs de projets pour de la publicité avant le dépôt des demandes d'enseignes.
Communication : Vous assurez la transmission de l'information pour le service et notamment pour les instructeurs. Vous faites remonter les problèmes à bon escient.
Gestion de courriers spécifiques : Vous rédigez des rapports et des comptes-rendus des réunions de chantier, des permis de construire, des certificats de conformité, des déclarations d'achèvement de travaux, des copies de plans
Archivage : Vous pouvez être amené à archiver des dossiers et faire des recherches de documents ou d'informations.
Compétences clés :
Expertise technique :
Connaissances approfondies des techniques de secrétariat.
Maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft Office, logiciels spécialisés).
Bonne compréhension des enjeux juridiques et territoriaux.
Organisation et gestion :
Sens aigu de l'organisation, garantissant un suivi précis des dossiers.
Réactivité et capacité d'adaptation face aux priorités évolutives.
Polyvalence permettant d'assurer diverses missions en simultané.
Travail en équipe et transversalité :
Aptitude à collaborer efficacement avec des interlocuteurs internes et externes.
Esprit d'équipe, favorisant un environnement de travail harmonieux.
Communication et pédagogie :
Bonne communication écrite et orale, adaptée à différents publics.
Esprit de synthèse et sens pédagogique, facilitant la transmission d'informations complexes.
Approche proactive :
Capacité à identifier, rechercher et exploiter des informations pertinentes.
Rigueur dans l'application des règles et procédures.
Qualités personnelles
Rigueur et fiabilité dans le suivi des missions confiées.
Réactivité pour répondre aux imprévus avec efficacité.
Esprit d'analyse et capacité à synthétiser les données pour une prise de décision éclairée.
Adaptabilité pour évoluer dans des environnements variés et dynamiques.
Compétences clés :
Expertise technique :
Connaissances approfondies des techniques de secrétariat.
Maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft Office, logiciels spécialisés).
Bonne compréhension des enjeux juridiques et territoriaux.
Organisation et gestion :
Sens aigu de l'organisation, garantissant un suivi précis des dossiers.
Réactivité et capacité d'adaptation face aux priorités évolutives.
Polyvalence permettant d'assurer diverses missions en simultané.
Travail en équipe et transversalité :
Aptitude à collaborer efficacement avec des interlocuteurs internes et externes.
Esprit d'équipe, favorisant un environnement de travail harmonieux.
Communication et pédagogie :
Bonne communication écrite et orale, adaptée à différents publics.
Esprit de synthèse et sens pédagogique, facilitant la transmission d'informations complexes.
Approche proactive :
Capacité à identifier, rechercher et exploiter des informations pertinentes.
Rigueur dans l'application des règles et procédures.
Qualités personnelles
Rigueur et fiabilité dans le suivi des missions confiées.
Réactivité pour répondre aux imprévus avec efficacité.
Esprit d'analyse et capacité à synthétiser les données pour une prise de décision éclairée.
Adaptabilité pour évoluer dans des environnements variés et dynamiques.