Postée il y a 8 heures
Rattaché(e) à la Direction Administrative et Financière, vous assistez la Directrice administrative et financière afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation et préparation de réunions, accueil, ...). Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure et prenez en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques.
Dans ce contexte vous êtes notamment en charge de :
L'organisation de l'agenda de la Directrice administrative et financière
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien de la Directrice administrative et financière (prise de RDV, courriers, e-mails, congés..) ;
- Réceptionner et filtrer les appels ; accueillir physiquement les rendez-vous ;
- Préparer et organiser la logistique des différents évènements professionnels (réunions, déplacements, préparation des dossiers, réservation de salles.) ;
- Préparer et contrôler les dossiers juridiques nécessaires à la mission de la Directrice administrative et financière (convocations aux réunions de Cogérance, aux Assemblées générales..) ;
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
La communication
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, comptes rendus, rapports.) ;
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de la Direction) ;
- Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations évènementielles ;
- Gérer la mise à jour du site internet (actualités.) ainsi que la communication via les réseaux sociaux.
La gestion, l'organisation
- Instruire et suivre des dossiers professionnels (gestion des contrats de remplacements médecins, gestion des indemnités kilométriques de l'équipe médicale, gestion des plaintes et réclamations patients, déclaration assureurs, gestion des pages jaunes...) ;
- Concevoir des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour (suivi des indemnités hospitalières des oncologues médicaux et radiothérapeutes.) ;
- Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l'archivage, au classement des documents ;
- Organiser et suivre les conditions d'exécution de contrats de maintenance bureautique de l'administration ;
- Réaliser la gestion administrative de contrats.
La gestion administrative
- Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes... ;
- Réceptionner et trier le courrier ; organiser le tri et l'archivage des documents importants ;
- Gérer les commandes de fournitures de bureau et vérifier la conformité des livraisons.
Cette liste n'est pas exhaustive.
PROFIL RECHERCHE
De formation BAC+2/3 BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI vous justifiez d'une expérience confirmée de 10 ans minimum sur un poste similaire.
Vous êtes autonome, organisé(e) et rigoureux (se). Vous savez faire preuve de diplomatie, aimez travailler en équipe et êtes force de proposition. De bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles sont nécessaires pour la tenue du poste.
CONDITIONS D'EXERCICE
Type de poste : CDI, à temps complet, statut non cadre, rémunération brute annuelle selon expérience (32 à 37 K€)
Poste basé au siège à Plérin (Côtes d'Armor), Poste à pourvoir dès que possible.
Plan Epargne Entreprise avec abondement - Accord de participation, Prise en charge mutuelle à hauteur de 70% par l'employeur, Restaurant collectif avec participation de l'employeur, Parking gratuit dédié au personnel.
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) par e-mail : recrutementrh@cario-sante.fr
Experience: 10 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activité des médecins généralistes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Experience: 10 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activité des médecins généralistes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.