Mission générale :
L'assistant(e) administratif(ve) assure le bon fonctionnement administratif de l'entreprise en soutenant les équipes dans la gestion quotidienne des tâches administratives, organisationnelles et de communication.
Responsabilités principales :
- Gestion des appels téléphoniques et de la correspondance : Réception, filtrage et redirection des appels, gestion du courrier entrant et sortant, et suivi des mails.
- Gestion des agendas et des rendez-vous : Planification des réunions internes et externes, gestion des déplacements (billets, hôtels, etc.).
- Rédaction de documents administratifs : Rédaction, mise en forme et envoi de courriers, comptes rendus de réunions, rapports ou autres documents administratifs.
- Suivi des dossiers administratifs : Classement, archivage des documents physiques et électroniques (notamment comptables), gestion de la base de données et mise à jour des informations nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.
- Vérification, saisie et émission des factures clients, suivi des paiements et relance des créances impayées.
- Accueil physique et virtuel : Accueil des visiteurs, gestion des demandes internes et externes, et gestion des petits services courants pour les collaborateurs.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Logiciels comptables,Normes rédactionnelles,Règles d'affranchissement du courrier,Sténographie,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Réaliser des opérations comptables,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Activités d'architecture
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Logiciels comptables,Normes rédactionnelles,Règles d'affranchissement du courrier,Sténographie,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Réaliser des opérations comptables,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Activités d'architecture
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.