La Direction départementale des territoires et de la mer de la Loire-Atlantique (DDTM 44) recherche une assistante de direction. La DDTM est une direction des services de l'État de 250 agents qui traite des thématiques du territoire, de son aménagement, des risques, des transports, du logement, de l'agriculture, de l'environnement et du littoral. Les agents travaillent sur six sites, principalement à Nantes où se trouve l'équipe de direction.
Le secrétariat de direction composé de 2 assistantes, assure en binôme l'assistance aux directeur départemental, directeur adjoint et directrice adjointe déléguée à la mer et au littoral, ainsi que d'autres missions en lien avec la direction.
Sous la responsabilité des directeurs, votre mission principale est d'assurer le secrétariat mutualisé des 3 directeurs.
D'autres activités en dehors de celles énumérées au titre des fonctions principales et en lien avec la direction pourront être confiées au collaborateur dans le cadre de son activité :
1- Vous appuyez les 3 directeurs dans leurs activités quotidiennes :
- Secrétariat de l'équipe de direction et des comités pilotés par la direction
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion des boîtes mails fonctionnelles de la direction et rédaction de mails de transmission
- Gestion du courrier, suivi des courriers réservés et transmission à la préfecture
- Gestion des agendas, prise de rendez-vous et organisation logistique de réunions internes et externes
- Préparation des déplacements des directeurs et gestion des frais associés dans Chorus
- Préparation et gestion des dossiers (Préfet) relevant de la direction en lien avec les chefs de service
- Gestion financière de proximité et des délégations de signature
2- Vous contribuez au fonctionnement des services :
- Appui administratif pour les services (service connaisssance, Réseau Territorial Est et mission de gestion de crise)
- Echanges des informations avec l'ensemble des services et classement des documents.
Vous travaillerez avec le directeur, directeur adjoint, directrice adjointe déléguée à la mer et au littoral et serez en relation avec la cheffe du Service pilotage, connaissance et développement durable, le responsable de la mission gestion de crise ainsi que le coordonnateur territorial Est.
Vous serez également amené à échanger avec tous les services de la DDTM, le secrétariat de la préfecture, les services de l'État en Loire-Atlantique et en région Pays de la Loire, les ministères, ou encore les usagers du service.
Vous travaillerez dans un bureau partagé entre les deux assistantes de direction.
L'organisation interne du secrétariat de direction doit permettre d'assurer une permanence physique et téléphonique, notamment par une gestion coordonnée des congés entre les deux postes.
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Gérer un planning,Maitrise bureautique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Gérer un planning,Maitrise bureautique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.