Description du poste
Le ou la titulaire de la fonction "Secrétaire administrative" exerce les principales activités suivantes : Il ou elle,
Suit et analyse le budget du site,
Trie et transmet le courrier en recherchant, éventuellement, l'antécédent,
Transmet et filtre les appels téléphoniques ou prend des messages et, éventuellement, renseigne le correspondant,
Saisit et met en forme des courriers, tableaux, rapports à partir de documents manuscrits ou de prises de notes,
Gère ses fichiers sur micro-informatique,
Diffuse, après sélection, l'information par photocopie, télécopie, message écran, principalement au sein de son entité,
Classe les courriers, la documentation, les dossiers,
Réserve les salles, les titres de transport, les hôtels, pour les déplacements de son responsable,
Tient à jour l'agenda de son responsable,
Gère le stock de fournitures et rassemble les données propres à la gestion du matériel,
Assure au quotidien, sous l'autorité de sa hiérarchie, le suivi de l'administration du personnel de l'entité,
Rédige certains courriers, comptes-rendus ou documents,
Recherche les données pour tenir à jour les tableaux de bord.
Dans le cadre de ses activités, il ou elle peut être amené à :
Vérifier les notes de frais des collaborateurs du service,
Assurer l'assistance informatique auprès de secrétaires,
Rechercher les éléments nécessaires, participer à l'établissement du budget de fonctionnement de son entité et en assurer le suivi,
Assurer, à l'aide d'un échéancier, le suivi administratif de certains dossiers.
En outre et de façon non limitative, le ou la titulaire de la fonction peut être amené à exercer d'autres activités annexes liées à la fonction.
L'ensemble de ces activités s'effectue dans le respect des procédures, dans le cadre de directives et sous la responsabilité de l'encadrement.
Les titulaires ayant la pleine maîtrise de la fonction peuvent être amenés à coordonner techniquement l'activité de leurs collègues
Qualifications
Maîtrise des techniques de secrétariat,
Connaissance de l'utilisation de logiciels de bureautique,
Connaissance des techniques d'accueil et de communication,
Connaissance des structures et règles de fonctionnement de la Société,
Notions techniques dans son domaine d'activité.
A compétence égale, ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap ou assimilés au sens de l'article L. 5212-13 du Code du travail. SMABTP s'engage en faveur de la diversité, l'égalité professionnelle et l'emploi de personnes en situation de handicap et respecte le principe de non-discrimination et d'égalité de traitement des candidatures.
Informations supplémentaires
Avantages
Une rémunération fixe et un variable attractif
Une prime de participation avec montant minimum garanti et abondement
Télétravail de 2 jours par semaine
Des avantages CSE Des titres-restaurants d'un montant attractif
Une politique d'entreprise qui soutient la parentalité et la famille
Entreprise soucieuse de ses salariés et de l'équilibre vie professionnelle / personnelle
Groupe impliqué et actif sur les enjeux RSE et environnementaux
Accompagnement des collaborateurs et promotion de la mobilité interne
Processus de recrutement
Nos équipes RH et managers étudieront avec attention votre profil et vous contacteront pour échanger sur le poste proposé et votre projet professionnel. Votre futur manager vous recevra ensuite directement pour un entretien.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Autres assurances
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Autres assurances
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.